この間、内容証明郵便を出しに行った時に局員の方から、士業の方でも多い差出し時の間違いを伺いましたので、士業の新人の皆さんのために記載しておきます。

内容証明郵便の差出し時の注意点

内容証明郵便の書き方や内容などは、本や研修などで一生懸命勉強していらっしゃると思いますので、ここでは割愛します。

ここでは、完成した内容証明郵便を郵便局で出すときの注意点です。

士業の方が内容証明郵便を作成すると文面の最後に「通知代理人」や「通知書作成代理人」といった文言を書くと思います。

この文面最後の文言のために、一般人の方ならば犯さない間違いを、士業の方は間違いを犯してしまうのです。

以下、「間違いの例」と「正しい例」を記載しますので、参考にして下さい。

「間違いの例」

内容証明郵便の末尾に…

①「通知書作成代理人 行政書士 萩原聖」

あるいは

②「通知書作成代理人 行政書士萩原聖事務所 萩原聖」

とあるのに、送るための封筒の差出人のところには…

③「行政書士萩原聖事務所」の記載しかない。

つまり、事務所の封筒をそのまま使っただけの状態ですね。

これだと、差出人が一致しないので、内容証明郵便が出せないのです。

意外と間違えやすく、大事なところですので、繰り返します。

内容証明郵便の末尾で①「通知書作成代理人 行政書士 萩原聖」あるいは
②「通知書作成代理人 行政書士萩原聖事務所 萩原聖」と書けば、
差出人は
①「通知書作成代理人 行政書士 萩原聖」
あるいは
②「通知書作成代理人 行政書士萩原聖事務所 萩原聖」
となるのです。

それなのに、内容証明郵便を出す封筒の差出人が③「行政書士萩原聖事務所」だと文面の差出人と封筒の差出人が違うことになりますよね。

正しい例を以下に挙げるので、参考にして下さい。

「正しい例」

文面の差出人が①「通知書作成代理人 行政書士 萩原聖」ならば、封筒の差出人も「行政書士 萩原聖」としなければなりません。

また、文面の差出人が②「通知書作成代理人 行政書士萩原聖事務所 萩原聖」ならば、封筒の差出人も「行政書士萩原聖事務所 萩原聖」としなければなりません。

これは、株式会社などの法人が出す場合も同様ですので、気をつけて下さい。

まとめ

一般人の方が内容証明郵便を出すときは、文面の差出人も封筒の差出人も個人名になるので、文面の差出人と封筒の差出人との齟齬が起きるという事態には、ならないと思います。

しかし、事務所や会社に勤めている方が、内容証明郵便を出すときは、差出人は誰なのか?ということを意識しないと間違えやすいので、注意して下さい。

今日のブログは以上です。

内容証明郵便や契約書関係のご相談は行政書士萩原聖事務所までお願いします。

行政書士萩原聖事務所の概要

代表者氏名出入国在留管理庁申請取次行政書士
萩原 聖 (ハギハラ サトシ)
事務所住所大阪府大阪市中央区本町橋2番23号
第7松屋ビル 3F 303号室
事務所TEL06-6809-6795
事務所FAX06-6809-6797
事務所URL行政書士萩原聖事務所のホームページ
www.gyouseisyoshi-office-hagihara.com
国際結婚に関するホームページ
www.visa.osaka.jp
頑張る人をサポートする大阪の行政書士、聖のブログ
www.hagiharasatoshi.com
営業時間8:00~20:00
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外部監査人のご相談も承ります。
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